บังเอิญเหลือเกิน ที่วันนี้ตามงานลูกน้องแล้วเค้าทำงานยังไม่เสร็จ แล้วก็ไม่มีทีท่าว่าจะเสร็จ แล้วก็ยังเฉยด้วย

อาจารย์เทย่าเลยขอสอนน้องอ้อมๆด้วยบทความที่อ่านมาจาก the muse “What to Do When You Know You’re Going to Miss a Deadline?”

มันก็อาจจะมีบ้างแหละที่มนุษย์อย่างเราๆ บางครั้งเราประเมินเวลาในการทำงานของเราผิดไปจากที่คาดไว้ เช่นทำงานโปรเจคงานนึงที่คุณคิดว่าจะใช้เวลาสี่ชั่วโมง แต่เอาเข้าจริงๆ อาจใช้เวลามากขึ้นเช่น 2 วันไปเลย หรือเกิดจากเหตุสุดวิสัย ท้องเสียกะทันหัน ทำให้ คุณไม่มีทางที่จะลากสังขารตัวเองไปที่ออฟฟิศเพื่อทำรายงานลูกค้าให้เสร็จทันตามกำหนด
ไม่ว่าจะด้วยเหตุใด คุณเห็นเค้าลางแล้วว่าคุณจะพลาดกำหนดเวลาทำงานไม่ทัน dead line แน่ๆ และคุณรู้ว่าเจ้านายลูกค้าของคุณหรือใครก็ตามที่กำลังรองานจากคุณอยู่

และนี่คือสิ่งที่อยากให้คุณได้ลองทำดูและอาจจะช่วยให้คุณได้เลื่อนกำหนด deadline ที่คุณต้องการในขณะที่รักษาความสัมพันธ์ของคุณกับหัวหน้า เพื่อนร่วมงาน หรือลูกค้าไว้ได้ด้วยเช่นกัน

✅ 1.บอกกล่าวล่วงหน้าเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ไม่มีอะไรที่ทำให้น่าโมโหไปกว่านี้อีกแล้ว หากคุณจะพูดแค่ว่า “ฉันส่งงานวันนี้ไม่ทัน ฉันจะขอเลื่อนเป็นสัปดาห์หน้าได้ไหม” มันแสดงถึงความอ่อนหัดมากๆๆๆ

ที่ถูกต้องคุณควรพยายามบอกกล่าวล่วงหน้าให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ถ้าคุณคิดว่าคุณกำลังจะส่งงานช้า มันง่ายกว่ามากถ้าคุณพูดอะไรเช่น“ ฉันเพิ่งค้นเข้าไปในโครงการและดูเหมือนว่าการรวบรวมข้อมูลจะใช้เวลานานกว่าที่ฉันคาดไว้สองสามวัน ฉันสามารถขยายกำหนดเวลาจากวันศุกร์ถัดไปเป็นต่อไปนี้ได้หรือไม่” อันที่จริงแล้วคนส่วนใหญ่มีความยินดีอย่างยิ่งที่จะขยายกำหนดเวลาเมื่อได้รับเหตุผลที่ดีล่วงหน้า

✅ 2.อธิบายเรื่องของตัวเอง – สั้น ๆ

กฎง่ายๆก็คืออธิบายอย่างย่อ ๆ ตรงไปตรงมาว่าทำไมสิ่งต่าง ๆ ไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้โดยไม่กล่าวโทษใครหรืออะไรไปเรื่อย ๆ เช่นสุนัขที่บ้านป่วย คอมพิวเตอร์พังอะไรประมาณนี้ ไม่เอา

✅ 3.ให้ตัวเลือกหรือสิ่งชดเชยในความล่าช้าของคุณ
หากคุณกำลังทำให้ใครบางคนอยู่ในสถานที่ที่ยากลำบากโดยการพลาดกำหนดเวลาให้คิดถึงสิ่งที่คุณสามารถนำเสนอที่จะชดเชยความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น

✅ 4.แสดงความเป็นมืออาชีพและความชื่นชม
หากคุณเคยส่งงานเลยกำหนดมาก่อนคุ ณจะรู้ว่ามันเจ็บปวดแค่ไหนดังนั้นขอให้คุณแสดงความขอบคุณเมื่อคุณขอความช่วยเหลือ เช่น“ ฉันซาบซึ้งที่คุณยอมเลื่อนกำหนดส่งงานนี้ มันจะไม่เกิดขึ้นอีก”

นอกจากนี้เลือกกำหนดเวลาใหม่และทำให้ได้ตามที่พูด ผู้คนมีแนวโน้มที่จะมองคุณในฐานะเป็นมืออาชีพและไว้วางใจคุณมากขึ้นหากพวกเขารู้ว่าพวกเขาคาดหวังและแทนที่จะขออะไรที่ไม่ชัดเจนเช่น “ ฉันขอขยายเวลาได้ไหม” ให้ชัดเจนไปเลยว่า “ ฉันจะขอส่งรายงานให้คุณภายในวันอังคารแทนได้ไหม? มันจะอยู่ในกล่องจดหมายของคุณภายในเวลา 5 โมงเย็น” จากนั้นคุณก็รู้ต้องทำให้มันเกิดขึ้น

✅ 5. มันไม่ควรเกิดขึ้นบ่อยนะ

บางทีคำแนะนำที่ดีที่สุดของทั้งหมดคือการทำให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ติดนิสัยการขอเลื่อนส่งงานตลอดๆ เพราะนั่นแสดงถึงความน่าเชื่อถือของคุณ อย่าให้ใครตราหน้าหรือจดจำคุณว่าเป็นจอมเลื่อน เกินกำหนด ส่งช้าตลอด

เคล็ดลับก็คือการทำให้แน่ใจว่าคุณพร้อมเสมอคือเขียนกำหนดเวลาสำหรับตัวคุณเองหนึ่งหรือสองวันก่อนถึงกำหนดส่งที่แท้จริงของคุณ – อาจจะจดไว้ในปฏิทินของคุณเพื่อหลอกให้สมองของคุณคิดว่าไม่กี่วันก่อน ทำตามวันที่นั้นและคุณจะปลอดภัยเสมอ

แล้วคุณล่ะ มีเคล็ดลับอะไรบ้างหากคุณจะพลาด deadline
ขอบคุณที่อ่านจนจบ แล้วพบกันอีกนะคะ 👩‍💼